合併列印【製作名牌】

【編　　碼】	WORD-006-03
【主題概念】	聘書的製作，是以一頁合併一筆資料的方式完成，如果我們要在一個頁面上合併多筆資料(如，研討會名牌、財產標籤…)，要如何製作？ Word系統中，對於不同的主文件及合併方式都提供不同的製作流程與範本(如下圖，在建立主文件時，讀者可以配合實務需要選擇不同的文件類型，相對的，系統會導引讀者進入不同的合併流程)。但對於一般讀者而言，要區別這些不同的範本就已經是一件大工程了，可想而知，用範本來製作其他類型的合併文件不見得比較輕鬆容易。
	本節以名牌製作為例，讓讀者了解用一種方法就可以達到Word系統提供的各種不同合併範本的效果。
【軟體版本】	Microsoft Word 2003
【範例檔案】	WORD-006-03_名牌 WORD-006-03_名牌_合併結果 WORD-006-03_名牌_原始檔 WORD-006-03_名牌_WORD資料檔 WORD-006-03_名牌_EXCEL資料檔 WORD-006-03_名牌_過程檔
【操作程序】
名牌表格	名牌有不同的使用時機，研討會與會人員需要配掛名牌，展示會上的各類展品需要立牌…，都會用到名牌。 通常名牌尺寸都很小，用一張紙印一張名牌，顯然是很浪費的。所以，我們可以將依照名牌尺寸，集中設計在一張紙張上，列表輸出後再行裁切就可以節省許多紙張了。
	若我們要製作5 × 8 公分見方的名牌。那麼一張A4紙張就可以集中10張的名牌。
注意：	A4 紙張為寬21公分、高29.7公分的版面尺寸，寬可容2張名牌寬度(2 × 8 = 16 < 21)，高可容5張名牌高度(5 × 5 = 25 < 29.7)。
1.	點按【表格→插入→表格】開啟表格視窗。
2.	插入欄數為2，列數為5的表格。
3.	游標停駐在表格內任意位置，點按【表格→選取→表格】。
4.	在選取的表格上按右鍵，點按【表格內容】選項。
5.	欄【慣用寬度】設為8cm；列【指定高度】設為5cm。
6.	當表格超出預設版面邊界時，只要修改版面邊界尺寸即可以將10張名牌表格容納在一張A4的版面內。
設定 主文件類型
7.	點按【合併列印】工具列的【主文件設定】鈕 。在【主文件類型】視窗的文件類型點選【信件】，按【確定】即可將一般文件轉換成主文件。
注意：	這裡為何不是選擇【標籤】的文件類型？雖然Word系統提供的主文件類型有許多不同型態，但其合併列印的原理是相同的，但是當我們選擇不同的主文件類型時，系統會將編輯流程到不同的作業程序，雖然這些作業程序都是要讓讀者比較方便使用而設計出來的範本，不過，不同的主文件類型有不一樣的作業界面，反而對讀者造成混淆，所以，建議讀者採用筆者的方式來處理標籤類型的文件，如此，讀者反而可以舉一反三，任何的合併列印都只要選擇【信件】的文件類型即可。
8.	點按【合併列印】工具列的【開啟資料來源】鈕 。在【選取資料來源】視窗中選取範例資料檔(WORD-006-03_名牌_WORD資料檔)。
輸入 名牌內容
9.	在表格的第一個格子中輸入名牌內容。
10.	插入合併欄位。
11.	游標停在表格第一格內，開啟【表格及框線】工具列，點選【置中對齊】。
插入 功能變數
12.	將表格的第一個格子的內容複製至第二格。
13.	游標停在第二格的最前面(或是欄位前的任意位置)。點按【合併列印】工具列的【插入功能變數→Next Record (下一筆記錄)】。
14.	複製第二格的內容至其他八個格子內。
合併 列印名牌
15.	點按【合併列印】工具列的【合併至新文件】鈕 ，在【合併至新文件】視窗中選取【全部】，按【確定】產生新文件。