論文報告編輯【版面設定】

【編　　碼】	WORD-010-論文報告編輯【版面設定】
【主題概念】	報告或論文這類長篇文件，少則五六十頁，長則三四百頁。企業界要提計畫案給客戶，學校要出版校刊、校史，研究生要編撰學位論文，這一類的文件與一般文件有極大的差異，通常這類文件包含豐富的樣式，如各式標題、圖表，而為了方便讀者檢索閱讀，這類文件也會整理出文件的標題目錄，圖表目錄，索引等查詢文件內容的資訊，提供讀者查詢時參考。 如此複雜的文件，若以傳統方式來編輯，任誰都會認為是一件苦差事。想想看，當您費盡千辛萬苦編好文件的目錄，卻發現文件中少了一段文字，少了一張圖，或是少了一個表格，試問，您後續必須花多少時間來重整文件的各種目錄呢？ 現在，您大可放心將這種苦差事，交給Word來處理，因為Word處理長篇文件的功能，可以使得編輯論文報告類的文件變成是很簡單的事。本章將教您建構長篇文件的方法，另外，您已編輯完成的長文件，如何讓它自動產生目錄亦會一併介紹。
【軟體版本】	Microsoft Word 2003
【範例檔案】
【操作程序】	您在編輯文件時，是否曾經想過為什麼編輯的文件紙張大小(A4版面)都是一定的規格呢？若是要更換紙張大小，要如何設定呢？其實，這些問題都是屬於文件版面規畫的問題，只不過，您開啟新文件時，Word系統自動以預設的版面格式來規範新文件，所以，您就順理成章地繼續編輯作業，而忽略文件版面是如何安排罷了。 Word系統具備各種版面設定的管道與工具，但這些設定管道與工具並沒有集中在一起，所以對初學者而言，要了解Word文件的版面架構是比較困難的。本節將有關文件版面設定的管道與工具集中說明，讓讀者對版面架構有整體的概念。 版面設定可讓您規劃文件的用紙尺寸、版面格局、頁首/頁尾的設定等功能，這些功能都集中在【檔案】選單中的【版面設定】選項，您可點選這個選項進行版面設定。
紙張大小	版面設定第一件事就是決定文件要直印或橫印，版面是否維持原來系統預設的A4大小。
1.	開啟【檔案→版面設定】選項。
	圖-01版面設定選單
2.	切換至【紙張】對話頁，系統預設的紙張大小是Ａ４的尺寸。若要改變紙張大小，由下拉選單選擇其他尺寸的紙張規格，或自訂紙張的寬與高。
	圖-02紙張設定對話頁
規範本文 編輯範圍	版面設定第二件事則是規範本文編輯範圍，本節內容讓讀者了解到Word文件的文字編輯區基本上分為三個區域，包括本文編輯區、頁首編輯區與頁尾編輯，這三個文字編輯區域分別佔據文件版面上、中、下的位置，三者之間是可以互相重疊的。
3.	開啟【檔案→版面設定】選單。
4.	切換至【邊界】對話頁，系統預設的邊界分別為上、下邊界2.54公分，左、右邊界各為3.17公分。以A4紙張的寛21公分與高29.7公分來說，在預設的邊界規範下，讀者可以編輯的本文範圍只有寛14.66公分(21 - 2.54 - 2.54 = 14.66)，而高則剩下24.62公分(29.7 - 2.54 - 2.54 = 24.62)。
	圖-03邊界設定對話頁
	設定邊界還有快速設定的方法：
	只要將滑鼠游標停駐在尺規藍白交界處，游標會變形為變向箭頭的符號，此時按下滑鼠左鍵不放，拖曳滑鼠左右移動至版面所需要的尺寸，也可達成設定邊界的效果。
	圖-04左、右邊界設定對話頁
	圖-04-01上、下邊界設定對話頁
頁首、頁尾	與本文編輯區的切換
	由於Word文件的文字編輯區分為三個區域，分別為本文編輯區、頁首編輯區與頁尾編輯，這三個文字編輯區域分別佔據文件版面上、中、下的位置，且其功用各有不同，所以要編輯不同區域的內容必須進行輯輯環境的切換，切換的方式有二種。
	圖-05版面編輯區分配結構
1.	利用選單切換編輯區
	    開啟【檢視→頁首／頁尾(H)】選項。即可將編輯環境由本文編輯區切換到頁首頁尾編輯區。
	圖-06版面編輯區分配結構
	    當編輯狀態是停留在頁首頁尾編輯區時，系統會自動打開頁首頁尾的工具列。點按工具列上的【關閉】按鈕，又可回到原來的本文編輯區。
	圖-06-01頁首及頁尾的工具列
2.	利用滑鼠切換編輯區
	    當頁首頁尾編輯區內有內容時，即可以滑鼠在頁首或頁尾編輯區連續點按二下的方式，快速切換編輯區。
	    同樣的，當讀者停留在頁首或頁尾編輯區時，也可以連續點按二下的方式，快速切換編輯區。
	不同編輯區的文字色彩的變化：
	當我們在不同的編輯區切換時，會發現未在編輯狀態下的文字會變成淡灰色，這是系統為了方便讀者判別您正在編輯的環境所設計的一種界面效果。
	圖-06-02不同編輯區的文字色彩的變化狀況
切換頁首/	頁尾編輯區
	    處於頁首/頁尾編輯區時，可以點按頁首頁尾工具上的切換頁首及頁尾 按鈕，即可快速地在同一頁的頁首與頁尾編輯區進行轉換。
	圖-06-03切換頁首及頁尾按鈕
頁首、頁尾	的功能與設定
	讀者一定會好奇頁首頁尾的到底有何用途？筆者舉一例即可讓讀者清楚其功能。讀者在閱讀報告、書籍、雜誌不妨注意一下版面的上、下、左、右的角落是否有一些文字標題或是小插圖是連續在幾個頁面上重覆出現的，如果您有發現，那麼這些文字或圖形就可以安排在頁首或頁尾編輯區，系統就會自動將其顯示每一頁的相同位置。 簡單的說，如果讀者有一些文字或圖形想要自動出現在每一頁的某個位置，就可進到頁首頁尾編輯進行相關內容的編輯就可以達到以上說明的效果。
	圖-07 頁首的資訊會出現在每一頁的頁首編輯區內
	頁首頁尾的文字編輯
	頁首頁尾編輯區通常是放置一些文件的說明標題。其中，頁首是以文件主旨的標題為主，例如：書名、計畫名稱、雜誌期刊的刊名…等；而頁尾則以頁碼為主。
1.	點按【檢視→頁首／頁尾(H)】切換至頁首頁尾編輯區。
2.	在頁首頁尾編輯區內鍵入要顯示的說明文字。
	注意：
	輸入在頁首頁尾編輯區內的說明文字只能被顯示在該編輯區域內，如果要將文字或圖片自由地顯示在版面的任何位置，則需要使用接下來要介紹的功能。
	頁首頁尾的圖片編輯
	頁首頁尾除了可編輯文字資訊外，常會編排一些圖片，如公司的LOGO…等，當作插圖、浮水印或背景。 圖片編排在頁首或頁尾均可自由放置在版面任意位置，不像文字會被侷限在頁首或頁尾編輯區內，所以其運用方式較具彈性。
1.	點按【檢視→頁首／頁尾(H)】切換至頁首頁尾編輯區。
2.	點按【插入→圖片→從檔案(F…)】，開啟圖片檔案選擇視窗並選取一個圖片。
3.	插入的圖片會以文字編排的方式來配置，也就是圖片會被當成是一個文字一樣與其他文字並排在一起(其明顯的特徵是在被點選時，周邊有8個黑色的控制點。
	圖-08 頁首的圖片預設狀態是與文字並排
4.	插入的圖片要自由地編排在想要顯示的位置，則可以滑鼠右鍵點按圖片以開啟快速顯示選單，接著點按【設定圖片格式】選項。
	圖-08-01 點按【設定圖片格式】選項
5.	開啟【設定圖片格式】視窗的【配置】對話頁，在其中依需要選擇文繞圖的方式，通常做為背景襯飾的圖片都是選擇【文字在前】選項。
	圖-08-02 在配置對話頁，點按【文字在前】選項
6.	改變圖片文繞圖的方式後，圖形週邊的控制點會變成空心圓，這時就可以依照編輯設計將圖片移至版面的任何位置。
	圖-08-03 圖片設定【文字在前】文繞圖方式可自由編排位置
頁首、頁尾	的文字圖形物件編輯
	有時，為了編輯需要則必須將一些文字配置在版面的特別地點，為了處理這種狀況，讀者只要將文字轉換成圖形來編輯即可和前一節一樣自由地將文字配置在版面任意位置。 在Word系統中，有二種方式可以將文字視為圖片處理。一種是文字框，另一種是文字藝術師。
1.	點按【檢視→頁首／頁尾(H)】切換至頁首頁尾編輯區。
2.	點按【繪圖】工具列的垂直文字方塊。
	圖-09 【繪圖】工具列的文字方塊
3.	輸入文字方塊的內容，並設定文字屬性。
	圖-09-01 編輯文字方塊
4.	運用前一節的方法將文字方塊編排在適當位置。
	圖-09-02 編排文字方塊
	版面結構：
	圖-09-03  A4紙張版面