合併列印【製作聘書】

【編　　碼】	WORD-006-02
【主題概念】	若您已經認識了合併列印的成員，接著就可以實際測試合併列的功能了。要執行合併列印，最基本的要求，就是建立主文件和資料檔，然後才將兩者合併。
【軟體版本】	Microsoft Word 2003
【範例檔案】	WORD-006-01_資料檔 WORD-006-03_名牌_資料檔 WORD-006-02_聘書 WORD-006-02_聘書完成檔 WORD-006-02_聘書完成檔_合併結果
【操作程序】
建立主文件	建立主文件，其實與編輯一般文件並無差異，所以，您可以放心大膽地以平常心來編輯文件。
1.	開啟範例檔案【WORD-006-03_名牌】。
2.	開啟【合併列印】工具列。
3.	點按【合併列印】工具列的【主文件設定】鈕 。 在【主文件類型】視窗的文件類型點選【信件】，按【確定】即可將一般文件轉換成主文件。
建立 資料來源	資料來源最簡易的建立方式，就是開啟新文件以表格來建構資料。
	表格資料
1.	只要您將表格的第一列明確地設為欄位名稱即可。而且，不要畫蛇添足在表格上方加註標題，否則，會造成系統誤判欄位名稱為一筆記錄的情況。
2.	資料檔建構完成後，即可存檔備用。除非要修刪表格資料，否則在合併列的過程中，並不需要開啟資料檔，只是您在合併列印對話框中將資料來源設定好，那麼，每次您開啟主文件時，系統自動會為您開啟對應的資料檔。
	EXCEL工作表
3.	建立資料來源的方式，除了運用Word的表格外，建議讀者善用Excel軟體來處理資料，因為Excel工作表不但可以處理Word的表格資料，而且對於資料的統計分析也很在行，所以我們可以輕鬆地在Excel工作表中彙整要合併的資料。
4.	開啟Excel軟體，輸入資料(範例檔案：WORD-006-03_名牌_資料檔)。
	開啟(Word表格)資料來源
1.	點按【合併列印】工具列的【開啟資料來源】鈕 。在【選取資料來源】視窗中選取範例資料檔(WORD-006-01_資料檔)。
2.	在主文件的編輯狀態下，指定資料來源，系統會建立主文件與資料檔的連結關係，只要您開啟主文件，系統會自動鏈結到此資料檔。完成資料來源的指定工作後，【合併列印】工具列上的工具鈕皆呈現可使用的狀態。
	<或>開啟(Excel工作表)資料來源
3.	點按【合併列印】工具列的【開啟資料來源】鈕 。在【選取資料來源】視窗中選取範例資料檔(WORD-006-03_名牌_資料檔)。
4.	在【選取表格】選擇資料所在的工作表。
插入 合併欄位	建立主文件並在主文件中指定資料來源，接著，我們要依實際需要將資料檔之中某些欄位插入主文件中，才能接續合併的工作。
1.	將游標停駐在要插入欄位處，點按【合併列印】工具列的【插入合併欄位】鈕 ，在【插入合併欄位】視窗中選取【姓名】欄位，在游標位置會自動加入<<姓名>> (注意：<<姓名>>不是我們輸入的，是系統自動加入的)。
合併新文件	進行本階段，可說是萬事俱備，只差按下合併鈕，就可以大功告成了。
1.	將游標停駐在要插入欄位處，點按【合併列印】工具列的【合併至新文件】鈕 ，在【合併至新文件】視窗中選取【全部】，按【確定】產生新文件。