| 【編 碼】 | WORD-006-01 | |||||||||
| 【主題概念】 | 所謂合併列印，是將一個主文件與一個資料檔案的內容，合併成一個新的文件。用到合併列印的時機，在於您需要大量印製同樣規格與內容的文件，例如：邀請函、郵寄標籤、聘書等。這類文件有一個共同的特性，就是文件整體格式一致，規格一致，但人名、地址…等個別性的資料不同(如下圖所示)，要製作這類大量文件就必須倚重「合併列印」的功能。 | |||||||||
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| 合併列印的組成 | | |||||||||
| | 合併列印，必須先建立主文件和資料來源，再合併二者以建立新文件。
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| | 主文件 | |||||||||
| | 主文件的內容，是合併成新文件的共同性內容，其地位是很容易理解的。例如，我們要製作一百份聘書，聘書內容應該都相同，唯一不同的是聘書上受聘人的姓名，這時候，您建立的主文件內容，就是聘書的內容，而聘書上的受聘人姓名，就交給資料來源處理 | |||||||||
| | 資料來源 | |||||||||
| | 資料來源可以是存在另一應用程式中的檔案，或是以Word建立的表格檔案，表格中包含了資料來源中各個資料欄位的欄。欄位名稱均列示於第一列儲存格中－即所謂的標題列。後續的每一列均包含一項資料記錄。資料來源一經建立完成，即可重複使用，無須每次重建。 | |||||||||
| | 合併新文件 | |||||||||
| | 使用合併列印功能，可以依需要將主文件與資料來源合併成各式文件，如聘書、郵遞標籤、邀請函…等。而且合併的結果，直接輸出到列表機列印，不過，初學者沒看到合併的結果，總會懷疑合併的結果是否真為所要的。所以，建議初學者最好將合併結果輸出為一份新文件，畢竟，眼見為憑，有了合併的新文件，就可以仔細地查閱這份文件的內容是否為所要的結果，這項作法還有另一個好處，可以刪掉不必要的內容。 | |||||||||
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| 【軟體版本】 | Microsoft Word 2003 |
2009年10月5日 星期一
合併列印【基本概念】
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